Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: 5 de octubre de 2026

Hydra S.A.S. (en adelante, “Hydra S.A.S.” o “la Empresa”), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes, adopta la presente política para el tratamiento de los datos personales que recolecta a través de PhillBot, su asistente conversacional con inteligencia artificial disponible en WhatsApp, Messenger, Instagram y en https://phillbot.com (en adelante, “el Servicio”).

1. Responsable del tratamiento

Razón social: Hydra S.A.S.
NIT: 901.794.236-6
Domicilio: Armenia, Quindío, Colombia
Dirección: Calle 15A Norte # 10-41, Armenia, Quindío
Correo electrónico: hydramkt.sas@gmail.com
Teléfono: +57 320 634 2781
Sitio web: https://phillbot.com

2. Definiciones

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, Hydra S.A.S..
Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos.
Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

3. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que tratamos

Identificación del canal: número de teléfono de WhatsApp o identificador de usuario de Messenger o Instagram.
Perfil público: nombre de perfil que la plataforma de Meta comparte con nosotros.
Contenido de las conversaciones: los mensajes que el Titular envía al asistente y las respuestas generadas.
Datos técnicos: fecha y hora de los mensajes, identificadores de mensaje y registros de errores.

El Servicio no está diseñado para tratar datos sensibles (salud, orientación sexual, origen racial o étnico, convicciones religiosas o políticas, datos biométricos, entre otros) ni contraseñas o datos financieros. Te pedimos no compartirlos por este medio. Si lo haces, el suministro de datos sensibles es facultativo y los trataremos únicamente para atender tu consulta.

El Servicio está dirigido a personas mayores de edad; no tratamos datos de niños, niñas o adolescentes.

5. Finalidades

Los datos se tratan exclusivamente para:

Responder las consultas de los usuarios.
Conservar el contexto de cada conversación para dar respuestas coherentes.
Aplicar las restricciones de acceso que se configuren en el Servicio.
Atender solicitudes de consulta, reclamo y supresión de datos.
Garantizar la seguridad del Servicio, resolver fallas técnicas y mejorar su calidad.
Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

Hydra S.A.S. no vende, alquila ni usa los datos con fines publicitarios o de mercadeo.

6. Autorización

Al escribir al asistente por cualquiera de sus canales, el Titular autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos conforme a esta política. La autorización puede revocarse en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

7. Datos recibidos de plataformas de Meta

Los datos que recibimos mediante las API de WhatsApp Business, Messenger e Instagram se usan solo para prestar el servicio de mensajería descrito en esta política, de acuerdo con las Condiciones de la Plataforma de Meta. No los compartimos con terceros distintos de los indicados en la sección 8 ni los usamos para crear perfiles publicitarios.

8. Encargados y transmisión internacional

Para operar el Servicio, Hydra S.A.S. transmite los datos estrictamente necesarios a los siguientes Encargados, algunos ubicados fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos), que ofrecen niveles adecuados de protección y actúan bajo contratos que les impiden usar los datos para fines propios:

Meta Platforms, Inc.: envío y recepción de mensajes por WhatsApp, Messenger e Instagram.
Cloudflare, Inc.: alojamiento de la aplicación.
Vercel Inc.: acceso a modelos de inteligencia artificial.
Proveedores de modelos de IA (como Anthropic, OpenAI o Google): generación de las respuestas. No usan el contenido de las conversaciones para entrenar sus modelos.
Supabase Inc.: almacenamiento de la base de datos de conversaciones.

9. Derechos del Titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como Titular tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite ante Hydra S.A.S..
Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos.
Acceder en forma gratuita a tus datos personales.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes se reciben en hydramkt.sas@gmail.com, indicando nombre, número de WhatsApp o usuario de Facebook/Instagram con el que usaste el Servicio, la descripción de la solicitud y un medio de respuesta.

Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más con aviso previo. Si el reclamo está incompleto, pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

Para eliminar tus datos también puedes seguir las instrucciones de eliminación de datos.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS), verificación criptográfica de los mensajes recibidos de Meta, acceso a la base de datos restringido al servidor de la aplicación y acceso a la información limitado al personal autorizado.

12. Conservación

El historial de conversación se conserva mientras sea necesario para las finalidades descritas o hasta que el Titular solicite su supresión. Los datos que deban conservarse por obligación legal se mantendrán durante el plazo que la ley exija.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación el 5 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página indicando la fecha de actualización. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras Hydra S.A.S. preste el Servicio.